Erfolgsgeschichten
Stadtwerke Bielefeld digitalisieren Netzbau, Nachtragsmanagement und Baustellenkoordination mit Felix und Workform
Ausgangssituation
Die Stadtwerke Bielefeld zählen zu den größten kommunalen Energieversorgern Deutschlands. Mit der Größe des Netzgebiets wächst die Zahl paralleler Baumaßnahmen und der beteiligten Dienstleister im Tiefbau. Kalkulation, Leistungsverzeichnis, Aufmaß, Abrechnung, Baustellendokumentation und Terminabstimmung müssen über viele Projekte hinweg zuverlässig zusammenspielen.
Die Stadtwerke Bielefeld setzen dabei seit Jahrzehnten auf eine systematische, softwaregestützte Abwicklung. Bereits in den 1990er Jahren führte das Unternehmen Sysbau ein, den Vorläufer von Felix. Sysbau ermöglichte erstmals eine durchgängige Kalkulation und Bauleistungsabrechnung, also die Abrechnung der tatsächlich erbrachten Bauleistungen auf Basis vereinbarter Positionen und Preise.
Herausforderungen
Mit steigenden Anforderungen an Tempo, Nachvollziehbarkeit und Zusammenarbeit mit externen Partnern rückten mehrere Themen in den Fokus:
- Nachträge: Zusätzliche oder geänderte Leistungen während der Bauausführung müssen schnell entschieden werden, damit die Baustelle nicht stillsteht. Abstimmungen per Telefon oder E-Mail sind schwer nachvollziehbar.
- Doppelerfassung: Daten, die in Felix bereits vorliegen, mussten in der Baustellendokumentation erneut eingegeben werden.
- Koordination der Bauzeiten: Informationen zu Ausführungszeiträumen hingen oft an einzelnen Personen und waren bei Abwesenheit des zuständigen Baubeauftragten schwer abrufbar.
- Nachweise im Stundenlohn: Qualifikation der eingesetzten Mitarbeitenden, plausible Zeiten und die Einhaltung von Arbeitszeitregeln mussten belastbar dokumentiert sein.
Eingesetzte Lösung
Felix bildet bei den Stadtwerken Bielefeld das kaufmännische Rückgrat im Netzbau. Über Kalkulationsmodelle in Felix, also vordefinierte, bedienerfreundliche Eingabemasken, entsteht ein vollständiges Projektleistungsverzeichnis mit wenigen Eingaben. Mit dem Fremdaufmaß erfassen die beauftragten Dienstleister ihr Aufmaß direkt in Felix. Das Aufmaß ist die Feststellung der tatsächlich ausgeführten Mengen als Grundlage der Abrechnung.
Digitales Nachtragsmanagement: Mit derselben Felix-Berechtigung, die der Dienstleister für Aufmaß und Bauleistungsabrechnung nutzt, stellt er auch Nachtragsanträge. Felix legt den Antrag den zuständigen Berechtigten zur Bearbeitung vor. Rückfragen werden im integrierten Chat geklärt und sind für alle Berechtigten einsehbar und dokumentiert. Die Entscheidung erfolgt entsprechend der hinterlegten Freigabestufen und wird über Felix an den Dienstleister übermittelt. Die offizielle Bestellung folgt im Anschluss.
Workform, die Low-Code-Lösung von CRP für digitale Formulare, digitalisiert die Baustellendokumentation. Eingebaute Logikprüfungen verhindern Fehleingaben. Da Workform Daten aus beliebigen Quellen abrufen kann, sind in Felix erfasste Projektdaten bei der Projektanlage bereits vorbefüllt. Der Tiefbau muss deutlich weniger tippen.
Auf Basis der Workform-Apps entstanden zwei weitere Anwendungen:
- Bauzeitenplaner: Die in Felix angelegten Bauprojekte erscheinen automatisch auf einer Webseite. Dienstleister sehen über hinterlegte Filter nur ihre eigenen Projekte, Mitarbeitende der Stadtwerke sehen alle. Die Stadtwerke geben den ungefähren Ausführungszeitraum vor, der Dienstleister trägt die genauen Bauzeiten ein. Ein integrierter Informationsaustausch hält Fragen und Antworten projektbezogen fest.
- Bauzeitenerfassung: Dienstleister tragen Arbeiten auf Stundenbasis in der Workform-App ein, bezogen auf namentlich hinterlegte Mitarbeitende. Dabei werden drei Punkte automatisch abgesichert: Die Qualifikation ist je Person hinterlegt. Eine Person kann nicht zur gleichen Zeit auf zwei Baustellen erfasst werden. Hinterlegte Arbeitszeit- und Überstundenregeln werden angewendet.
Umsetzung
Die Zusammenarbeit zwischen den Stadtwerken Bielefeld und CRP ist über viele Jahre gewachsen. Auf die Einführung von Sysbau in den 1990er Jahren folgten bald die Modelle, bei denen Bielefeld erneut zu den ersten Anwendern gehörte.
2001 reisten Kolleginnen und Kollegen aus Bielefeld gemeinsam mit dem CRP-Team im Nachtzug nach Wien. Zusammen mit den Wiener Netzen entstand dort das Fremdaufmaß, mit dem Dienstleister ihr Aufmaß selbst erfassen.
In den vergangenen Jahren war Bielefeld führend beim Einsatz von Workform und hat maßgeblich dazu beigetragen, dass Workform um die Workform-Apps erweitert wurde. Nachtragsmanagement, Bauzeitenplaner und Bauzeitenerfassung sind Ergebnisse dieser gemeinsamen Weiterentwicklung.
Ergebnisse
Mit Felix und Workform hat Bielefeld den Netzbauprozess an zahlreichen Stellen produktiver und transparenter gestaltet:
- Der zeitkritische Nachtragsprozess läuft strukturiert, schneller und nachvollziehbar über Felix.
Hiermit wird die vorherige Durchlaufzeit von z.T. über mehreren Monaten über den Einkauf ersetzt durch einen Prozess, der normalerweise in 24h freigibt - und dies dokumentiert. - Vorbefüllte Formulare reduzieren den Erfassungsaufwand in der Baustellendokumentation.
- Informationen zu Bauzeiten sind zentral verfügbar, auch wenn der zuständige Baubeauftragte nicht erreichbar ist.
- Die Bauzeitenerfassung verhindert Doppelbuchungen und sichert Qualifikations- und Arbeitszeitvorgaben ab.
Ausblick / Nächste Schritte
Bielefeld arbeitet weiterhin an der Optimierung des Netzbauprozesses.
Die Datenanalyse wurde schon vor einiger Zeit durch Integration der Felix-Daten mit SAP-Daten verbessert. Seit kurzem ist auch NAVA als 3D-App in Bielefeld im Einsatz und hat eine Schnittstelle zu Felix für Dokumentation.
Emergy digitalisiert Kalkulation, Aufmaß und Abrechnung mit Felix für zwei Stadtwerke
Die Emergy Führungs- und Servicegesellschaft mit Sitz in Velen wurde im Jahr 2018 von den Städten Borken und Coesfeld gegründet. Unter ihrem Dach arbeiten die Stadtwerke Borken und die Stadtwerke Coesfeld zusammen.
Für CRP ist Emergy damit gleichzeitig ein neuer und ein sehr langjähriger Kunde. Die Stadtwerke Coesfeld setzen Felix bereits seit den 1990er Jahren ein. Aufgrund dieser guten Erfahrungen fiel bei der Gründung der Emergy die Entscheidung, Felix in der gesamten Organisation einzuführen, also auch bei den Stadtwerken Borken.
Die Ausgangslage war damit anspruchsvoll: Zwei Stadtwerke mit eigener Historie, eigenen kaufmännischen Systemen und eigenen Abläufen sollten im Netzbau auf einer gemeinsamen Softwarebasis zusammenarbeiten.
Herausforderungen
- Zwei ERP-Systeme: Borken und Coesfeld arbeiten jeweils mit einer eigenen Navision-Installation. Navision (heute Microsoft Dynamics NAV) ist ein verbreitetes ERP-System für Finanzbuchhaltung und Warenwirtschaft.
- Organisatorische Trennung: Projekte, Buchungen und Dokumente beider Stadtwerke müssen intern weiterhin sauber getrennt bleiben.
- Gemeinsames Arbeiten: Gleichzeitig sollen die Mitarbeitenden standortübergreifend zusammenarbeiten und sich gegenseitig vertreten können.
- Begrenzte Ressourcen: Als lokaler Versorger muss Emergy diese Anforderungen mit überschaubarem Personaleinsatz erfüllen.
Eingesetzte Lösung
Emergy nutzt Felix als zentrale Software für den Netzbau beider Stadtwerke. Felix ist über Schnittstellen sowohl an das Navision Borken als auch an das Navision Coesfeld angebunden. Daten fließen damit direkt in das jeweils zuständige kaufmännische System.
Die organisatorische Trennung wird über zwei Buchungskreise abgebildet. Ein Buchungskreis ist eine eigenständige buchhalterische Einheit, in der Projekte und Buchungen getrennt geführt werden. So bleiben die Projekte von Borken und Coesfeld klar voneinander abgegrenzt, obwohl alle in derselben Felix-Umgebung arbeiten.
Für die Außendarstellung stehen getrennte Reports mit unterschiedlichen Logos zur Verfügung. Dokumente für Kunden und Baufirmen tragen damit immer das Erscheinungsbild des jeweils zuständigen Stadtwerks.
Im Arbeitsalltag deckt Felix bei Emergy die Kalkulation von Baumaßnahmen sowie das Aufmaß ab. Beim Aufmaß werden die tatsächlich erbrachten Leistungen und Mengen erfasst. Diese Aufmaße werden in Felix anschließend in Gutschriften umgesetzt. Im Gutschriftverfahren erstellt der Auftraggeber die Abrechnung für die ausführende Firma selbst, statt auf deren Rechnung zu warten.
Ergänzend ist Workform im Einsatz.
Umsetzung
Mit der Gründung der Emergy im Jahr 2018 wurde Felix aus Coesfeld in die Gesamtorganisation übernommen. Die langjährige Erfahrung der Coesfelder Mitarbeitenden mit Felix bildete dabei eine stabile Grundlage für die Einführung in Borken.
Zentrale Aufgaben der Umsetzung waren die Anbindung beider Navision-Systeme, die Einrichtung der zwei Buchungskreise und die Gestaltung der standortspezifischen Reports.
Ergebnisse
- Eine Plattform, zwei Stadtwerke: Borken und Coesfeld arbeiten in einer gemeinsamen Felix-Umgebung, ohne die buchhalterische Trennung aufzugeben.
- Gegenseitige Vertretung: Mitarbeitende können Projekte des jeweils anderen Stadtwerks übernehmen, weil Abläufe und Software identisch sind.
- Aufmaß direkt auf der Baustelle: Aufmaße werden häufig vor Ort in Felix erstellt und ohne Medienbruch in Gutschriften überführt.
- Saubere Außendarstellung: Reports tragen automatisch das Logo des zuständigen Stadtwerks.
Kundenstimme
„Als innovativer, lokaler Versorger unterstützen uns Felix und Workform dabei, dass wir uns auch mit begrenzten Ressourcen weiterentwickeln können."
Lisa Kühl, Einkauf / Lager, Emergy Führungs- und Servicegesellschaft
Ausblick / Nächste Schritte
Im Moment ist der Fokus von Borken Coesfeld auf der Einführung von Workforms als Baustellendokumentation für die ganze Unternehmensgruppe
Drei Jahrzehnte digitale Präzision im Netzausbau: Eine Partnerschaft auf Augenhöhe - Stadtwerke Brandenburg und CRP
In einer Welt, in der Softwarezyklen immer kürzer werden, ist Kontinuität ein seltenes Gut. Die Stadtwerke Brandenburg setzen bereits seit den 1990er Jahren auf Felix von CRP. Was als Lösung für die damals beginnende Digitalisierung der Bauabrechnung startete, damals noch als Sysbau, ist inzwischen eine etablierte Software in allen Sparten der Stadtwerke Brandenburg.
Die Herausforderung: Infrastruktur im Wandel
Stadtwerke stehen vor der komplexen Aufgabe, Bauleistungen in den Bereichen Strom, Gas, Wasser und Fernwärme präzise mit externen Dienstleistern abzurechnen. Dabei müssen regulatorische Vorgaben, technische Standards und kaufmännische Genauigkeit Hand in Hand gehen. Die Stadtwerke Brandenburg benötigten ein System, das mit ihren wachsenden Anforderungen mitwächst, und das sowohl für Hausanschlüsse, als auch für große Längsverlegungen nutzbar ist.
Die Lösung: Felix als verlässlicher Begleiter
Seit der Einführung in den 90ern hat Felix alle technologischen Sprünge begleitet. Die Stadtwerke nutzen die Software als Bindeglied zwischen technischem Aufmaß und kaufmännischer Buchhaltung.
Sehr relevant ist dabei auch, dass Felix sich durch seine sehr hohe Anpassungsfähigkeit an den Prozess der Stadtwerke anpasst und nicht umgekehrt.
Durch seinen Fokus auf den Netzbau bei Stadtwerken versteht Felix die Besonderheiten der Stadtwerke-Branche, wie z.B. komplexe Leistungsverzeichnisse, Preislisten, Zuschläge / Abschläge, etc.
Insbesondere die Möglichkeit zur Kostenverteilung auf kostenarten und Aufträge, sowohl auf der Ebene der Teilmaßnahme, als auch bei den einzelnen Leistungserfassungen.
Auch die Dienstleister / Tiefbauer können in Felix direkt arbeiten und die Aufmaße mit betreuen. Der Prozess ist damit digital, dokumentiert, nachvollziehbar bei reduzierter Arbeit.
Das Fazit der Stadtwerke
„Die Zusammenarbeit mit CRP und der Einsatz von Felix über nunmehr drei Jahrzehnte
ist für uns mehr als nur eine Software-Nutzung – es ist eine strategische Partnerschaft.“
Felix bei WSW Wuppertal – Rechnungsverwaltung für Tiefbauer | CRP
Die WSW Energie & Wasser AG aus Wuppertal arbeitet seit vielen Jahren mit Felix von CRP. Mit Ausnahme sehr großer Kanalprojekte werden alle Netzbau-Projekte der WSW mit Felix kalkuliert und abgerechnet. Aus den Anforderungen der WSW heraus entstand das Felix-Modul Rechnungsverwaltung, mit dem die WSW bis heute die Rechnungen für ihre Tiefbauer erstellt.
Projektbeschreibung
- Projektname: Kalkulation, Abrechnung und Rechnungsverwaltung mit Felix
- Kunde: WSW Energie & Wasser AG, Wuppertal
- Projektzeitraum: langjähriges, laufendes Projekt
- Projektziele: Durchgängige Kalkulation und Abrechnung von Netzbauprojekten mit Felix, strukturierte Steuerung des Tiefbauer-Rechnungsprozesses, Ergänzung um eigene Auswertungs- und Aufbereitungswerkzeuge
Projekt-Details
Herausforderungen
- Eine große Bandbreite an Netzbau-Projekten sollte einheitlich kalkuliert und abgerechnet werden, von Standardmaßnahmen bis zu komplexeren Vorhaben.
- Der Prozess der Tiefbauer-Rechnung sollte besser steuerbar werden, mit klarer Verantwortlichkeit und nachvollziehbarer Datenbasis.
- Auswertungen und Datenaufbereitungen mussten an die Arbeitsweise der WSW angepasst werden, ohne den Felix-Standard zu verlassen.
Lösungen
- Felix als zentrales System für Kalkulation und Abrechnung der Netzbau-Projekte der WSW. Mit Ausnahme sehr großer Kanalprojekte werden alle Projekte über Felix abgewickelt.
- Entwicklung des Felix-Moduls Rechnungsverwaltung ausgelöst durch die Anforderungen der WSW. Die WSW erstellt damit die Rechnungen für ihre Tiefbauer. Diese werden dann vom Tiefbauer per e-mail / Post in den Rechnungseingangsworkflow gebracht.
- Ergänzung des Felix-Einsatzes durch eigene Access-Tools: Reports werden weiter verfeinert, GAEB-Dateien werden vor der Verarbeitung in Felix bereinigt.
Technologien
- Software: Felix
- Felix-Modul: Rechnungsverwaltung und viele weitere
- Ergänzende Werkzeuge: Access-Tools (Reports, GAEB-Vorbereinigung)
Ausblick
Der Einsatz von Felix bei der WSW wird kontinuierlich weiterentwickelt. Geplant ist unter anderem der Ausbau der Rechnungsverwaltung, etwa um die interne Erstellung von Gutschriften. Damit wird der Rechnungsprozess rund um die Zusammenarbeit mit Tiefbauern weiter geschlossen.
Relevanz für andere Energieversorger
Das Beispiel der WSW zeigt zwei Aspekte, die auf andere Stadtwerke übertragbar sind: Erstens, wie ein Netzbau-Software-Standard wie Felix nahezu alle Projekttypen eines Versorgers abdecken kann, von der Kalkulation bis zur Abrechnung. Zweitens, wie kundenseitige Anforderungen – hier rund um die Tiefbauer-Rechnung – in ein eigenes Felix-Modul münden können, das anschließend auch anderen Anwendern zur Verfügung steht. Ergänzende Eigenentwicklungen wie Access-Tools für Reports oder GAEB-Aufbereitung sind ein typisches Muster, mit dem Stadtwerke Felix nah an ihre Arbeitsweise andocken.
Wiener Netze und Felix – über 30 Jahre Netzbau mit CRP | CRP
Die Zusammenarbeit zwischen den Wiener Netzen und CRP rund um Felix besteht inzwischen seit mehr als 30 Jahren. In dieser Zeit ist sie nicht stehengeblieben, sondern hat sich kontinuierlich weiterentwickelt.
Von der Kalkulation zur Bauleistungsabrechnung
In den ersten Jahren stand das Thema Kalkulation im Mittelpunkt. Später kamen Aufmaß und Bauleistungsabrechnung hinzu. Als Felix in dieser Zeit als eines der ersten Programme seiner Art von einer Client-Server- auf eine webbasierte Architektur wechselte, fiel auch früh die Entscheidung, die Fremddienstleister, in Österreich als Kontrahenten bezeichnet, direkt in Felix einzubinden.
Integration in die SAP-Systemlandschaft
Mit dem wachsenden Anspruch der Wiener Netze an ihre IT-Landschaft erhielt Felix zudem Schnittstellen zu den SAP-Systemen des Unternehmens. Grunddaten fließen damit nach Felix, Finanzdaten aus Felix zurück nach SAP.
Ausblick: Die nächsten Entwicklungen
Der laufende Betrieb ist damit gut aufgestellt. Die nächsten Entwicklungen stehen bereits an: die Herstellung der ONLV-Schnittstelle, Schnittstellen zu weiteren Systemen der Stadt Wien und der Stadtwerke sowie Möglichkeiten zur verstärkten Nutzung von Felix direkt auf der Baustelle. Die Wiener Netze entwickeln sich weiter, und Felix wird diese Entwicklung unterstützen.
Felix bei Stadtwerken Spremberg – Hausanschlüsse effizient kalkulieren | CRP
Die Städtischen Werke Spremberg (Lausitz) GmbH nutzen Felix von CRP seit 2019 für die Kalkulation von Hausanschlussangeboten. Was als Einstieg in ein konkretes Prozessthema begann, hat sich schrittweise auf weitere Bereiche ausgeweitet. Das Beispiel zeigt, wie ein kleineres Stadtwerk mit begrenzten Ressourcen einen klaren Nutzen aus der Software ziehen kann.
Projektbeschreibung
- Projektname: Angebotskalkulation und Prozessdigitalisierung mit Felix
- Kunde: Städtische Werke Spremberg (Lausitz) GmbH
- Projektzeitraum: ab 2019 (laufendes Projekt)
- Projektziele: Standardisierung der Angebotskalkulation für Hausanschlüsse, Ablösung dezentraler Einzellösungen, unternehmensweite Datenverfügbarkeit
Projekt-Details
Herausforderungen
- Kalkulationen für Baustellen wurden lokal und ohne einheitlichen Zugriff erarbeitet.
- Das vorhandene Leistungsverzeichnis lag als Word-Dokument vor und konnte nicht als GAEB Dokument für Ausschreibungen genutzt werden.
- Nur begrenzte Kapazität steht insgesamt zur Verfügung. Die Einführung eines neuen Tools muss nebenbei gestemmt werden.
Spremberg hatte dabei eine interessante Lösung gefunden, um die Einführung zu unterstützen. Die Auswahl der Software wurde durch die Durchführung einer Diplom-Arbeit unterstützt. Wichtige Zuarbeiten und Analysen konnten so den Kollegen zugearbeitet werden. Herr Nennewitz hatte sich dabei schon als Student sehr tief eingebracht und den Prozess und die Anforderungen der Stadtwerke gut den Möglichkeiten der Software gegenübergestellt.
Lösungen
- Einführung von Felix zur Kalkulation von Hausanschlussangeboten, sowie Grobkalkulation von Längsverlegungen
- Das in Felix enthaltene Muster-LV war umfangreicher als erwartet. Es deckte nicht nur das Haupt-LV ab, sondern ermöglichte auch die Integration spezialisierter LVs wie das Strom und Gas-LV. Die gesamte LV-Arbeit konnte damit standardisiert werden.
- Alle Mitarbeitenden haben Zugriff auf eine gemeinsame Datenbasis und können viele Daten direkt im System finden.
- Das Reporting wird aktiv genutzt. Die Städtischen Werke Spremberg erstellen Auswertungen und passen Reports bei Bedarf an.
- Aufmaße werden inzwischen ebenfalls über Felix erfasst, überwiegend datumsbezogen entsprechend der internen Arbeitsweise.
- Ausschreibung und Vergabe spielen eine untergeordnete Rolle, da die Dienstleister bekannt sind und als Rahmenverträge vergeben werden.
Technologien
- Software: Felix
Kundenstimme
„Felix ist einfach genug, dass man auch als kleineres Stadtwerk damit zurechtkommt, wenn ein Mitarbeiter bereit ist, sich damit zu beschäftigen."
— Bill Nennewitz, Städtische Werke Spremberg (Lausitz) GmbH
Relevanz für andere Stadtwerke
Das Beispiel Spremberg richtet sich an kleinere und mittelgroße kommunale Energieversorger. Es zeigt, dass Felix auch ohne große IT-Abteilung oder umfangreiches Einführungsprojekt einen konkreten Nutzen liefert. Der Einstieg über die Hausanschluss-Kalkulation ist ein typischer erster Schritt, auf den sich weitere Prozesse wie Aufmaß und Reporting aufbauen lassen.
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Stadtwerke Bielefeld managen komplexe Bauprozesse mit Felix und Workform
Mit den Stadtwerken Bielefeld zeigen wir, wie Effizienz und Prozessdigitalisierung erfolgreich umgesetzt werden können.
Projektbeschreibung
- Projektname: Digitale Prozessoptimierung mit Felix und Workform
- Kunde: Stadtwerke Bielefeld
- Projektzeitraum: Laufendes Projekt
- Projektziele: Verbesserung der Bauprozesse und Einführung digitaler Dokumentation.
Projekt-Details
- Herausforderungen:
Zahlreiche Schnittstellen zu Drittanbietern.
Keine zentrale digitale Bauakte vorhanden. - Lösungen:
Einführung von Felix zur Verwaltung von Fremdaufmaßen und Tagelohnerfassung.
Einsatz von Workform für digitales Nachtragsmanagement und die Einführung einer digitalen Bauakte. - Technologien:
Software: Felix, Workform
N-ERGIE setzt auf Best-Practice-Prozesse mit Felix und Workform
Mit N-ERGIE zeigen wir, wie unsere Lösungen dazu beitragen, maßgeschneiderte Prozesse effizient umzusetzen und eine nahtlose Integration in bestehende Systeme zu gewährleisten.
Projektbeschreibung
- Projektname: Digitale Prozessoptimierung mit Felix und Workform
- Kunde: N-ERGIE
- Projektzeitraum: Laufendes Projekt
- Projektziele: Entwicklung eines Best-Practice-Prozesses, Integration von Schnittstellen und Bereitstellung benutzerdefinierter Formulare für effiziente Prozessabwicklung.
Projekt-Details
- Herausforderungen:
Bedarf an flexiblen, kundenspezifischen Formularen.
Integration von zahlreichen Schnittstellen in bestehende Systeme. - Lösungen:
Einführung von Felix zur Entwicklung eines Best-Practice-Prozesses und Modellintegration.
Einsatz von Workform mit vielen individuell erstellten Formularen. - Technologien:
Software: Felix, Workform
