Netzbetreiber suchen nach Wegen, Aufmaß und Abrechnung effizienter, fehlerärmer und papierfrei zu gestalten. Bei der CRP Anwenderrunde am 17. April stellte Emergy Coesfeld-Borken vor, wie das Unternehmen seinen gesamten Aufmaß- und Abrechnungsprozess in Felix abbildet – von der automatischen Projektanlage bis zum digitalen Gutschriftversand.
Sobald ein Auftrag im ERP-System Navision angelegt wird, überträgt eine Schnittstelle die Daten automatisch nach Felix. Ein vollständiges Projekt entsteht inklusive aller festgelegten Teilmaßnahmen – in Kalkulation und Aufmaß. Die Struktur ist dabei immer gleich: Hauptleitungsmontage, Materialplanung, Tiefbau sowie Netzanschlussmontage mit Materialplanung und Tiefbau. Auch die Kontakte der beauftragten Bietergemeinschaft werden direkt hinterlegt.
Zwei zusätzliche Schalter sichern den Sperr-Prozess ab. Das Bauzeit-Enddatum darf nicht in der Zukunft liegen – Felix verweigert die Sperrung, bis der korrekte Wert eingetragen ist, denn das Datum ist Pflichtfeld im Gutschriftsreport der Finanzbuchhaltung. Außerdem ist ohne angelegtes Projektteam keine Sperrung möglich, damit Teilmaßnahmen tatsächlich beim richtigen Dienstleister ankommen.
Mehrere Dienstleister können pro Projekt hinterlegt werden. Jeder externe Bauleiter sieht ausschließlich die Teilmaßnahmen, für die seine Firma als ausführendes Unternehmen eingetragen ist. Sichtbar wird die Teilmaßnahme erst nach der Statusänderung auf „Auftragnehmer".
Das ursprüngliche 6-Augen-Prinzip wurde auf ein 4-Augen-Modell reduziert. Interne Aufmaßerstellung und Freigabe übernimmt dieselbe Person – zwei Sperrungen, ein Verantwortlicher. Mit der zweiten Sperrung versendet Felix automatisch eine E-Mail an den Dienstleister mit Projektdaten, Mandant, Buchungskreis und Bestätiger sowie einem direkten Backlink zur Teilmaßnahme.
Die Rechte des Dienstleisters sind dabei eingeschränkt: Zugriff auf einzelne Leistungserfassungen, Modell oder Maske besteht nicht. Er prüft über die Massenansicht und freigeschaltete Reports und kann die Teilmaßnahme anschließend freigeben oder mit Begründung ablehnen.
Emergy erstellt Aufmaße gemeinsam mit dem Dienstleister vor Ort, wobei die Kollegen dies sehr oft direkt auf dem Tablet machen – handschriftliche Notizen und späteres Abtippen entfallen komplett. Noch bevor der Bauleiter des Dienstleisters im Büro ist, ist die Teilmaßnahme bei Emergy freigegeben und kann durch ihn abgenommen werden.
Abgerechnet wird auf Ebene der Teilmaßnahmen . Einzelne Erfassungsgruppen oder Leistungserfassungen können in der emergy Konfiguration nicht separat abgerechnet werden. In der Regel läuft die Abrechnung wöchentlich, jede Teilmaßnahme als separate Abschlagsrechnung. Am Projektende folgt eine Schlussrechnung – danach sind keine weiteren Freigaben im Projekt mehr möglich.
Nach Kontrolldruck und Drucken der Teilmaßnahme versendet Felix automatisch den Gutschriftsreport als PDF an die eigene Finanzbuchhaltung und an die Finanzbuchhaltung der Bietergemeinschaft. Die interne Buchhaltung löst die Zahlung aus, der Dienstleister erhält das Dokument als Kontrollelement.
Noch nicht gelöst ist die direkte Übergabe der Gutschriftsdaten ans ERP. Aktuell bucht die Finanzbuchhaltung das PDF manuell als Gutschrift ein – eine automatische Schnittstelle beim Drucken ist in Klärung… bei anderen Stadtwerken existiert diese. Auch die künftige Handhabung von Abschlags- und Schlussrechnungen wird noch abgestimmt.
Ein konkreter nächster Schritt: Felix wird bis Jahresende die E-Rechnung unterstützen. Hierzu gibt es einen Ein Termin mit der zuständigen Kollegin ist für den 20. Mai geplant.
Zwei Hinweise, die in der Diskussion auf Interesse stießen:
Mit der Pfeil-Funktion in der Einzelpositionserfassung lässt sich die Tab-Richtung umschalten – statt zeilen- springt der Cursor spaltenweise. Praktisch bei Erfassungen mit vielen gleichstrukturierten Positionen. Das Symbol findet sich rechts neben dem Feld „Dimensionen".
Wer die Dimensionszuordnung auf „1" setzt, aktiviert zwei Eingabefelder auch für Stückpositionen – etwa für Anzahl und Länge als Zusatzinformation.
In der nächsten CRP Anwenderrunde gibt es weitere Praxisberichte und Neuigkeiten rund um Felix.
Die CRP Anwenderrunden bieten regelmäßig Raum für Praxisbeispiele und Austausch zu Themen wie Aufmaß, Abrechnung und Digitalisierung in EVUs und Stadtwerken.
Vielen Dank an alle Teilnehmer:innen und insbesondere an Bastian von Emergy Coesfeld-Borken für den detaillierten Einblick in den Prozess.
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