Baustellendokumentation mit Workform: Wie N-ergie Nürnberg die digitale Bauakte umsetzt

Läuft die Dokumentation über Papierformulare, Word-Vorlagen oder Excel-Dateien, entstehen Medienbrüche, unvollständige Angaben und ein hoher Aufwand in der Nachbearbeitung.

Beim CRP Anwendertreffen am 4. September 2026 zeigte Marc Rechthaler von der N-ergie Nürnberg (Netzplanung, Baubeauftragter und Projektleiter), wie sich dieser Prozess mit Workform digital abbilden lässt. N-ergie zählt zu den langjährigen, praxiserprobten Anwendern des Systems.

Was Workform leistet und warum N-ergie den Weg gegangen ist

Workform ist die Lösung von CRP für digitale Formulare und Dokumentation, die eng mit Felix zusammenspielt. Bei N-ergie wurden die bestehenden Word-Formulare und Excel-Dateien nach Workform migriert und dabei bewusst optisch ähnlich gehalten, damit die Umstellung für die Anwender niedrigschwellig bleibt. Ein zentraler Effekt der Integration: Daten aus Felix werden automatisch in die Formulare vorbelegt. Künftig sollen mehr Daten aus dem Netzinformationssystem Lovion übernommen werden, auf das N-ergie im kommenden Jahr umstellt.

Der Workflow: von der Teilmaßnahme bis zum Fremdaufmaß

Projekte werden im Planungssystem angelegt (aktuell TOMS, ab dem kommenden Jahr Lovion) und als Teilmaßnahme vorbereitet. Eine Teilmaßnahme ist ein abgegrenzter Bauabschnitt innerhalb einer Gesamtmaßnahme. Diese Teilmaßnahme wird inklusive aller Daten und Firmenkürzel an die ausführende Fremdfirma übergeben. Die Firma führt das Fremdaufmaß durch und pflegt die Workforms zur Baustellendokumentation direkt im System. Damit liegt die Dokumentation ab dem ersten Schritt strukturiert und zentral vor, ohne den Umweg über getrennte Dateien.

Funktionen, die die Datenqualität sichern

Workform bringt mehrere Mechanismen mit, die vollständige und plausible Eingaben erzwingen:

• Pflichtfelder (Mussfelder) sind rot markiert. Ein Formular wird erst gültig, wenn alle Pflichtfelder ausgefüllt sind.
• Mehrseitige Formulare bilden komplexe Vorgänge ab, etwa die Fertigstellungsanzeige für Niederspannungskabel mit einem Schema als Pflichtanhang.
• Felder lassen sich ein- und ausblenden. Das erhöht die Übersicht und passt Formulare an unterschiedliche Vorgänge an.
• Fremdfirma und interne Abteilungen können jeweils eigene Felder ausfüllen und getrennt unterschreiben, zum Beispiel die Inbetriebnahme.
• Wird ein bestimmter Haken gesetzt, erhält die zuständige Abteilung automatisch eine E-Mail mit Direktlink zum Formular.
• Die Kreditoren-Nummer wird beim Öffnen eines Formulars automatisch der jeweiligen Firma zugewiesen.
• Integrierte Logikprüfungen erhöhen die Datenqualität auch bei komplexen Zusammenhängen.

Die Fertigstellungsanzeige für Niederspannungskabel der N-ergie bündelt alle Angaben zu Kabeln, Erdung, Schränken, Beleuchtung und Hausanschlüssen in einem strukturierten Workform.

Der Workfolder als digitale Bauakte

Alle Workforms einer Maßnahme werden in einem Workfolder gesammelt, der als digitale Bauakte dient. Eine Farbkodierung macht den Stand auf einen Blick sichtbar: rot umrahmte Formulare fehlen oder sind unvollständig, grüne sind vollständig und gültig. Zusätzlich zeigt der Workfolder eine Liste der fehlenden Formulare. Die vollständige Dokumentation lässt sich inklusive aller Anhänge als ZIP-Datei über den Browser exportieren. Aktuell wird dieser Export manuell auf dem Laufwerk gespeichert. Ziel ist die automatische Übertragung der Dokumentation per Knopfdruck direkt nach Lovion.

Schulung, Akzeptanz und Austausch zwischen Stadtwerken

Fremdfirmen mit Jahresvertrag werden initial geschult und regelmäßig nachgeschult. Bei europaweit ausgeschriebenen Einzelmaßnahmen mit Firmen ohne weitere Geschäftsbeziehung greift N-ergie derzeit noch auf herkömmliche Formulare zurück. Der Einstieg in die Formularerstellung gilt als niedrigschwellig. SQL-Abfragen und Berechnungen erfordern etwas Einarbeitung, sind aber selbst erlernbar.

Im Workform Designer werden Formulare aus fertigen Elementen zusammengesetzt. Prüfregeln, etwa für gültige E-Mail-Adressen, lassen sich direkt am Feld hinterlegen.

Im Anwendertreffen wurde der Ansatz mit anderen Häusern verglichen: Die Stadtwerke Bielefeld setzen Workforms bereits ein, bislang weniger komplex, und bewerteten die Workflow-Logik aus Nürnberg als inspirierend. Die Stadtwerke Velbert zeigten Interesse an der Übergabe der Dokumente nach Lovion im Anschluss an das Aufmaß.

Auch die Stadtwerke Bielefeld setzen Workforms ein, etwa für Nachtragsanträge mit getrennten Freigaben durch Subunternehmen, Baubeauftragte und Einkauf.

Fazit und Ausblick

Der Nürnberger Ansatz zeigt, wie sich Fremdaufmaß und Baustellendokumentation über Workform durchgängig digital führen lassen, von der Teilmaßnahme bis zur prüffähigen Bauakte im Workfolder. Als nächster Schritt ist ein gemeinsamer Termin mit Lovion geplant, um die Schnittstelle zu erweitern und einen automatisierten Datenfluss zu ermöglichen. In der kommenden Session stellen die Stadtwerke Schwabach ihren Ansatz vor.

CRP Anwenderrunden, Newsletter und LinkedIn

Die CRP Anwenderrunden bieten regelmäßig Raum für Praxisbeispiele und Austausch zu Themen wie Baustellendokumentation und Fremdaufmaß in EVUs und Stadtwerken.

Vielen Dank an alle Teilnehmenden, insbesondere an Marc Rechthaler von der N-ergie Nürnberg für den Praxiseinblick. [FREIGABE ERFOLGT?]

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