Digitale Bauakte mit Workform: Wie die Stadtwerke Schwabach ihre Netzbaudokumentation steuern
In der CRP Anwenderrunde am 11.09. hat Nils Hermberg von den Stadtwerken Schwabach vorgestellt, wie das Stadtwerk Workform als zentrale Software in der Bauabteilung einsetzt. Die Stadtwerke Schwabach sind ein mittelgroßes Stadtwerk südlich von Nürnberg. Im Netzgebiet leben rund 40.000 bis 45.000 Einwohner. Die Bauabteilung arbeitet spartenübergreifend für Strom, Gas, Wasser und Wärme.
Der Praxisbericht zeigt, wie eine digitale Bauakte im Alltag aufgebaut ist und wo der digitale Reifegrad auf der Baustelle an Grenzen stößt. Außerdem wurde diskutiert, welche nächsten Schritte bei der Massenermittlung und beim Einsatz von KI sinnvoll sind.
Ausgangslage: Felix und Workform als Basis des Bauprozesses
Die Stadtwerke Schwabach haben Felix in den Jahren 2018 als Nachfolger des bisherigen Systems California eingeführt. Workform folgte kurz danach. Rund 95 Prozent der Tiefbauarbeiten vergibt das Stadtwerk an externe Firmen, v.a. Nibler und Markgraf , mit denen Verträge bestehen.
Der gesamte Bauprozess läuft weitgehend digital. Das umfasst das Kundenangebot, die Auftragserteilung und die Beauftragung der Baufirmen. Auch Aufmaß, Dokumentation und Abrechnung sind digitalisiert. Beim Aufmaß werden die tatsächlich erbrachten Leistungen und Mengen erfasst, die anschließend die Grundlage der Abrechnung bilden. Workform übernimmt dabei die Rolle der digitalen Bauakte, in der alle Dokumente einer Baumaßnahme zusammenlaufen.
Die Projektkarte in Felix bildet die Grundlage jeder Baumaßnahme. Projektdaten wie Maßnahme, Beschreibung und Adresse fließen automatisch in die Workforms.
Wie ist eine digitale Bauakte in Workform aufgebaut?
Jede Bauakte in Schwabach besteht aus drei Kernformularen:
- Einweisung betriebsfremder Mitarbeiter: Externe Bauleiter bestätigen die Einweisung per Login. Erst danach wird die Bauakte für die Firma freigegeben.
- Arbeitsauftrag: Das Formular beschreibt, was gebaut werden soll.
- Fertigstellungsanzeige: Die ausführende Firma dokumentiert, was tatsächlich gebaut wurde.
Das Einweisungsformular ist als Pflicht-Workform hinterlegt. Erst nach der Bestätigung durch den externen Bauleiter wird die Bauakte freigegeben.
Die Felder der Formulare werden automatisch aus den zugehörigen Felix-Projekten befüllt. Eine Doppeleingabe von Stammdaten entfällt damit. Die Workforms enthalten Ankreuzfelder, Listenfelder mit vorgegebenen Materialien und Freitextfelder. Zusätzlich lassen sich Dateien in beliebigen Formaten hochladen, etwa Fotos, Einmessdaten oder CAD-Dateien.
Im Arbeitsauftrag werden Kabeltyp, Querschnitt und Länge über Listenfelder mit Materialvorgaben erfasst.
Die Bauakte zeigt außerdem an, welche Formulare zu einer Maßnahme noch fehlen. Fehlende Workforms werden so zum Steuerungselement: Offene Punkte sind auf einen Blick sichtbar, ohne dass Unterlagen manuell nachverfolgt werden müssen.
Wie viele Workforms braucht ein Stadtwerk?
Eine zentrale Empfehlung aus Schwabach lautet, die Formularlandschaft schlank zu halten. Das Stadtwerk arbeitet mit etwa zehn Workforms pro Sparte. Eine zu kleinteilige Aufteilung erschwert die Übersicht für alle Beteiligten.
Die Formulare werden im Workform Designer erstellt und individuell auf die eigenen Abläufe zugeschnitten. Das bietet viel Gestaltungsspielraum, erfordert aber auch kontinuierlichen Pflegeaufwand. Wer Workform einführt, sollte diese Pflege als feste Aufgabe einplanen.
Digitaler Reifegrad: Zwischen Tablet und Papier
Das Idealziel ist klar: Poliere dokumentieren live auf der Baustelle per Tablet. Die Praxis sieht differenzierter aus. Ältere Poliere geben ihre Unterlagen häufig weiterhin auf Papier ans Büro, wo die Daten anschließend in Workform eingetragen werden. Jüngere Mitarbeitende übernehmen die digitale Dokumentation dagegen selbstverständlich.
Für die externen Firmen gilt in Schwabach eine eindeutige Vorgabe: Die Dokumentation muss am Ende vollständig in Workform vorliegen. Der Weg dorthin darf je nach Team unterschiedlich sein, das Ergebnis ist verbindlich.
In der Fertigstellungsanzeige laden die ausführenden Firmen Einmessdaten, Genehmigungen und Prüfprotokolle direkt hoch.
Dienstleister und Stadtwerk bestätigen die Vollständigkeit der Angaben jeweils per Passwort. Danach wird die Abteilung Dokumentation über die Freigabe informiert.
Workform-Daten für die Massenermittlung nutzen
In der Diskussion ging es um die Frage, wie Workform-Eingaben wie Längen oder Querschnitte direkt in Leistungsverzeichnis-Positionen und die Massenermittlung einfließen können. In Schwabach besteht diese Verknüpfung aktuell noch nicht. CRP bestätigte, dass sie technisch über vorhandene Schnittstellen umsetzbar ist.
Andere Teilnehmer berichteten von eigenen Ansätzen:
- Die Stadtwerke Bielefeld prüfen derzeit, wie Workform-Daten zur Oberflächenwiederherstellung in ein Modell zur automatischen Massenberechnung übertragen werden können.
- Bei n-ergie sind Aufmaß-Workforms grundsätzlich verfügbar, ein Projekt zur Wiederherstellung läuft.
Ein wichtiger Hinweis aus der Runde: Modelle für die Workform-Integration sollten möglichst einfach gestaltet sein. Eine stark verschachtelte Benutzerführung senkt die Akzeptanz bei den Anwendern.
KI-Unterstützung: Ideen und offene Fragen
Ein Gedanke aus der Diskussion war die KI-gestützte Prüfung hochgeladener Pläne und Skizzen. Eine KI könnte etwa erkennen, ob ein Nordpfeil vorhanden ist oder ob die Bemaßung vollständig ist.
Gleichzeitig wurden die Hürden deutlich. In vielen Unternehmen ist KI noch kaum etabliert, die Nutzung von Cloud-Diensten ist häufig eingeschränkt, und Fragen zu Datenschutz und Lizenzen sind offen. Intern wurde bereits gezeigt, wie eine KI ein Workform-Design aus einem PDF übernehmen und Logik einbauen kann. Das kann den Designaufwand erheblich reduzieren.
Fazit: Praxisnahe Digitalisierung mit klaren Regeln
Der Einblick der Stadtwerke Schwabach zeigt, wie eine digitale Bauakte mit Workform im Alltag funktioniert: wenige, klar strukturierte Formulare, automatische Datenübernahme aus Felix und verbindliche Vorgaben für externe Firmen. Der ehrliche Blick auf den unterschiedlichen digitalen Reifegrad auf der Baustelle macht den Bericht für andere Stadtwerke besonders wertvoll. Wer sich für weitere Details zu Workform interessiert, kann sich direkt bei CRP melden.
CRP Anwenderrunden, Newsletter und LinkedIn
Die CRP Anwenderrunden bieten regelmäßig Raum für Praxisbeispiele und Austausch zu Themen wie digitale Bauakte und Netzbaudokumentation in EVUs und Stadtwerken.
Vielen Dank an alle Teilnehmer:innen, insbesondere an Nils Hermberg von den Stadtwerken Schwabach für den praxisnahen Einblick in die Workform-Nutzung.
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