Materialzertifikate landen schnell im falschen Ordner, gehen auf der Baustelle verloren oder müssen vom Lageristen auf Anfrage neu ausgedruckt werden. Bei der CRP Anwenderrunde am 24. April stellten die Stadtwerke Bielefeld eine neue Funktion in Felix vor, die diesen Prozess digitalisiert und die entsprechenden Dokumente für die Partnerfirmen jederzeit verfügbar macht.
Bisher erhielten Partnerfirmen bei der Materialausgabe Zertifikate in Papierform. Das bedeutete Aufwand für den Lageristen, Verlustrisiko und Aufwand bei fehlenden Dokumenten. Das Ziel war klar: die Dokumente für die Tiefbauer digital und ohne Aufwand für die Stadtwerke Bielefeld verfügbar machen.
Da die Tiefbauer schon Zugriff auf Felix haben, um dort Ihre Aufmaße zu erstellen, erschien Felix als eine sinnvolle Basis.
Besonders hilfreich dabei ist, dass Felix ein Rechte- / Rollenkonzept hat, so daß sichergestellt werden kann, dass alle Nutzer nur das sehen, was für Sie relevant ist.
Die Materialzertifikate können für jeden Nutzer zugänglich sein, so dass hier die Konfiguration sehr einfach war, aber bei weiteren Dokumenten ist dieses Konzept sehr hilfreich.
Technisch umgesetzt wurde eine vollständige Ordnerstruktur unter dem Bereich „Externe Laufwerke" in Felix. Die Struktur spiegelt das Lagerlaufwerk der Stadtwerke Bielefeld und wird automatisch synchronisiert – der Lagerist muss Felix dafür nicht öffnen oder bedienen. Was im Laufwerk liegt, ist automatisch in Felix verfügbar.
Abgrenzung zur bestehenden Hilfedokumente-Funktion
Felix verfügt bereits über eine Möglichkeit, Dokumente zentral abzulegen: das Fragezeichen-Icon. Dort können Unterlagen hinterlegt werden, die für alle Nutzer – intern wie extern – sichtbar sind. In Bielefeld sind dort unter anderem Leistungsverzeichnisse und Vermessungsrichtlinien abgelegt, Wien nutzt die Funktion für Fehlerfall-Verhalten und Felix-Upgrade-Dokumentation.
Die neue Ordnerstruktur ergänzt diese Funktion. Sie ist besser geeignet, wenn größere Dokumentmengen strukturiert und gezielt bereitgestellt werden sollen – zum Beispiel für Materialzertifikate nach Produktgruppe oder Lieferant.
Das Interesse war groß. Kassel nutzt ebenfalls ein Bedarfsmaterial-Lager und sieht Potenzial für einen ähnlichen Einsatz. NEW, Nürnberg und weitere Stadtwerke kennen vergleichbare Prozesse, bei denen Dienstleister Material abholen. NEW hob hervor, dass die Ordnerstruktur deutlich übersichtlicher ist als eine reine Dokumentenliste.
Angemerkt wurde, dass Materialprozesse von Stadtwerk zu Stadtwerk unterschiedlich geregelt sind – die Funktion lässt sich aber flexibel an die jeweilige Struktur anpassen. Auch der Einsatz für Schulungsunterlagen wurde als weiterer Anwendungsfall genannt.
Ebenfalls Thema in der Runde war der aktuelle Stand der NAVA-Felix-Schnittstelle. Die Integration ist fertiggestellt: Vermessungsdaten aus NAVA werden automatisch nach Felix übertragen, nach der Vermessung wird automatisch eine Workform erstellt und die Skizze angehängt. Partnerfirmen vermessen Hausanschlüsse unter 20 Meter direkt mit der NAVA-App. Das Test-Update ist für Juni geplant, der produktive Start am 3. Juli.
In der nächsten CRP Anwenderrunde stellen die Kollegen der Feistritzwerke vor, wie sie die GIS-Planung mit Felix integrieren, so dass die Arbeiten im GIS nach Felix übernommen werden können.
Die CRP Anwenderrunden bieten regelmäßig Raum für Praxisbeispiele und Austausch zu Themen wie Digitalisierung, Dokumentenmanagement und Prozessoptimierung in EVUs und Stadtwerken.
Vielen Dank an alle Teilnehmer:innen und insbesondere an Kai für die Vorstellung der neuen Funktion.
Wer künftig keine Termine und Inhalte verpassen möchte, kann sich zum CRP Newsletter anmelden.
CRP ist außerdem auf LinkedIn aktiv. Bitte folgt CRP dort, um