Schnittstelle zwischen Lovion und Felix: Wie Baumaßnahmen automatisch aus der Projektierung in die Netzbau-Abwicklung gelangen

In vielen Energieversorgungsunternehmen beginnt eine Baumaßnahme im Asset-Management System Dort wird sie geplant, projektiert und den betroffenen Sparten zugeordnet. Die kaufmännische Abwicklung mit Kalkulation, Vergabe, Aufmaß und Abrechnung erfolgt anschließend in einer eigenen Software. Werden Projektdaten an dieser Stelle manuell übertragen, entstehen Doppelerfassung, Zeitverzug und Fehlerquellen, etwa bei Projektnummern oder bei der Kontierung.

Die Stadtwerke Iserlohn setzen für Planung und Projektierung vor allem Lovion Project ein. Die kaufmännische Abwicklung der Baumaßnahmen läuft in Felix. Eine Schnittstelle verbindet beide Systeme. Dieser Beitrag zeigt, welche Daten heute übertragen werden, wie nachträgliche Änderungen in Felix ankommen und welche Erweiterungen bereits geplant sind.

Welche Daten übernimmt Felix aus Lovion?

Wird in Lovion eine Baumaßnahme angelegt, entsteht in Felix automatisch das zugehörige Projekt.

Ausgangspunkt in Lovion: Die Baumaßnahme ist nach Sparten gegliedert, hier mit je einer Teilbaumaßnahme für Elektrizität und Wasser.

Links die Projektinfo in Lovion, rechts das automatisch angelegte Projekt in Felix mit übernommener Projektnummer, Beschreibung und Projektnotizen.

Übernommen werden:

• Projektnummer: Die Nummer aus Lovion wird in Felix eins zu eins geführt. Beide Systeme sprechen damit von derselben Maßnahme.
• Kontierung: Die Zuordnung der Kosten zu Aufträgen und Kostenarten, also etwa SAP-Auftragsnummer und Kostenart je Sparte. In Felix erscheinen diese Angaben als Auftragszeilen in den Teilmaßnahmen, einschließlich prozentualer Anteile.
• Projektstruktur: Die Gliederung der Baumaßnahme nach Sparten und Teilbaumaßnahmen wird in die Kalkulationsstruktur von Felix überführt. Eine Teilmaßnahme ist in Felix die Gliederungseinheit eines Projekts, der Leistungen, Aufträge, Auftragnehmer und Preislisten zugeordnet werden.
• Weitere Projektdaten: Dazu zählen Beschreibung, Projektnotizen, verantwortliche Person und Abteilung.

Die Kalkulation in Felix mit den automatisch erstellten Teilmaßnahmen für Tiefbau, Elektrizität, Wasser und Vermessung.

Das Ergebnis ist ein in Felix sofort bearbeitbares Projekt. Die Projektierung muss ihre Angaben nur einmal pflegen, die kaufmännische Seite arbeitet mit identischen Stammdaten weiter.

Wo erfolgt die Kostenverteilung?

Felix bietet zwei Ebenen für die Verteilung von Kosten auf Aufträge und Kostenarten. Die Verteilung kann global in der Teilmaßnahme erfolgen, zum Beispiel als Pauschalverteilung, oder detailliert in der Leistungserfassung.

Teilmaßnahme in Felix mit übernommener Kontierung: Auftragsnummern, Kostenarten und prozentuale Anteile je Auftrag.

Die Schnittstelle aus Lovion überträgt die Verteilung ausschließlich auf Ebene der Teilmaßnahme. Lovion liefert damit das kaufmännische Grundgerüst. Eine feinere Verteilung auf einzelne Leistungen wird bei Bedarf direkt in Felix vorgenommen.

Was passiert bei nachträglichen Änderungen?

Baumaßnahmen verändern sich im Projektverlauf. Häufig kommen Arbeiten hinzu, die zu Projektbeginn noch nicht absehbar waren, etwa ein zusätzlicher Hausanschluss-Umbau in der Sparte Wasser.

Solche Ergänzungen werden in Lovion als weitere Teilbaumaßnahme angelegt.

Nachträgliche Ergänzung in Lovion: In der Sparte Wasser kommt eine zweite Teilbaumaßnahme für den Umbau eines Hausanschlusses hinzu.

Die Ergänzung wird automatisch an Felix übergeben. Die neue Teilmaßnahme erscheint in der bestehenden Projektstruktur, ohne dass das Projekt in Felix neu angelegt oder manuell erweitert werden muss.

Die Ergänzung ist automatisch in Felix angekommen: Die Wasser-Teilmaßnahme enthält jetzt Hauptleitung und Hausanschluss.

Projektierung und Abwicklung bleiben so auch bei Änderungen auf demselben Stand.

Abrechnungsrelevante Daten: Heute nicht übertragen, technisch möglich

Aktuell übermittelt die Schnittstelle in Iserlohn keine abrechnungsrelevanten Mengen, beispielsweise die Länge eines Grabens. Diese Werte werden im Aufmaß erfasst, also bei der Feststellung der tatsächlich erbrachten Leistungen als Grundlage für die Abrechnung.

Eine Übertragung solcher Daten aus Lovion nach Felix ist technisch möglich. Hilfreich ist dabei der Einsatz von Abrechnungsmodellen in Felix, die Mengen aus der Planung strukturiert auf Leistungspositionen abbilden. Hierzu gab es auch schon weitere Anfragen.

Wie werden Dokumente künftig zwischen Lovion und Felix ausgetauscht?

In Iserlohn wird die Projektdokumentation in Felix verwaltet. Daraus ergibt sich der Wunsch, den Plan aus Lovion direkt an das Projekt in Felix zu übergeben.

Darüber hinaus ist mit Lovion abgestimmt, die Schnittstelle grundsätzlich auf Dokumente auszuweiten. Zwei Richtungen sind angedacht:

• Zum Projektstart: Übergabe von Plänen und Unterlagen aus Lovion nach Felix
• Nach dem Aufmaß: Rückgabe von Dokumenten aus Felix nach Lovion, damit die Dokumentation der Baumaßnahme auch im Asset-Management vollständig vorliegt

Fazit: Ein Projekt, zwei Systeme, ein Datenstand

Die Schnittstelle zwischen Lovion und Felix verbindet Projektierung und kaufmännische Abwicklung im Netzbau. Projektnummer, Kontierung und Struktur werden einmal gepflegt und automatisch übernommen, nachträgliche Teilmaßnahmen folgen ohne manuellen Aufwand. Mit der geplanten Übergabe von Plänen und Dokumenten sowie der möglichen Übertragung abrechnungsrelevanter Mengen wächst die Verbindung schrittweise weiter.