WorkForm als Digitalisierungswerkzeug wird zur Unterstützung und Dokumentation vieler Prozesse verwendet, wie z.B. bei der Werkzeug- und Elektrogeräteprüfung: Drehmomentschlüssel, Leitern und Tritte, elektrische Geräte, PSA wie Höhensicherungsgeräte, sowie viele weitere im Unternehmen verwendete Einrichtungen und Geräte, die einer wiederkehrenden Prüfung unterliegen, können hiermit individuell geprüft und dokumentiert werden.

Die zuständigen Fachabteilungen verwenden hierzu oft unterschiedliche Insellösungen – oder schlimmstenfalls Papierformulare. Mit WorkForm können diese abgelöst, digitalisiert und vereinheitlicht werden. Zudem lässt sich das zur jeweiligen Prüfung notwendige Fachwissen in WorkForms einbetten und zur Verfügung stellen. Das gilt gleichermaßen für Mitarbeiter wie für externe Prüfer. Bei Mitarbeitern kann durch Nutzung des LDAP-Features ein Single-Sign-on Verfahren genutzt werden, externe Prüfer müssen sich ebenfalls über einen kostenlosen Account authentifizieren, sodass nur Berechtigte Prüfungen durchführen und unterschreiben können.

Da die Berechtigung über Rollen definiert wird, können Prüfungen auch innerhalb von Arbeitsgruppen verteilt werden, sodass die Einhaltung eines Prüftermins nicht mehr von der Verfügbarkeit einer Person abhängen muss.

Die Prozessschritte jeder individuellen Prüfung können frei definiert werden, sodass man nicht nur von Papier, sondern auch von integrierten Prüfgeräten unabhängig werden kann.

Im Beispiel: Die WorkForm zur Kontrolle von Drehmomentschlüsseln überwacht die Plausibilität der angegebenen Prüfergebnisse und die Eignung des verwendeten Prüfgerätes nach entsprechenden Vorgaben. Das Testergebnis wird automatisch berechnet. Je nach Testergebnis werden automatisiert Benachrichtigungen an die jeweils zuständigen Fachabteilungen versandt – beispielsweise der Hinweis zur Ersatzbeschaffung bei der Ausmusterung eines Prüflings.

Ist die Prüfung bestanden, kann der Folgetermin berechnet werden, der zuständige Prüfer wird mit dem definierten Vorlauf über anstehende Folgeprüfung informiert. Gleichzeitig wird ein Prüfbeleg als PDF-Datei erzeugt und archiviert.

Die Prüfergebnisse lassen sich in beliebiger Form auswerten. So können Rückschlüsse auf die Qualität oder die Handhabung der Geräte gezogen, oder aber die Wahl des Herstellers abhängig von der Nutzung optimiert werden. Wenn z.B. verschiedene Einsatzbedingungen vorliegen, können auch diese als Kriterium erfasst und ausgewertet werden.

Die Prüfergebnisse lassen sich bis auf einzelne Details der Prüfungen untersuchen. Im Beispiel: Auszüge aus der Auswertung der Prüfung „Leitern und Tritte“ und „Drehmomentschlüssel“.